Fysiske events fylder ikke så meget i marketingbudgetter som annoncer og nyhedsbreve, men de kan noget som de digitale kanaler har svært ved. Et event samler folk i det samme rum og giver dig deres fulde opmærksomhed i en periode, hvor de fleste andre kanaler kæmper om et par sekunder.

Problemet er, at mange firmaevents bliver planlagt som fester og først bagefter bliver forsøgt målt på et marketingregnskab. Vender du rækkefølgen om og tænker marketing ind fra starten, får du langt mere ud af den dag, du alligevel bruger tid og penge på.

Hvorfor fysiske events stadig hører til i marketingmixet

Et godt event skaber noget, du ikke kan købe dig til i et annoncekøb, nemlig et personligt møde. Deltageren husker en samtale, en demonstration eller en oplevelse langt bedre end en overskrift i et feed. Det gør eventet velegnet til de dele af salgsprocessen, hvor tillid betyder mest.

Samtidig producerer et event indhold, du kan bruge længe efter. Billeder, videoklip, citater fra deltagere og de spørgsmål, folk stiller på dagen, kan alt sammen genbruges i opslag, cases og nyhedsbreve. Ét event kan på den måde fodre flere måneders kommunikation, hvis du husker at samle materialet undervejs.

Sæt et konkret mål før du booker lokale og program

Inden du beslutter dig for lokale, forplejning og indhold, skal du vide, hvad eventet skal opnå. Vil du skabe nye leads, modne eksisterende kunder eller styrke relationen til folk, du allerede handler med? De tre mål peger på vidt forskellige programmer, og et event der prøver at gøre alt på én gang, ender ofte med at gøre ingenting rigtigt.

Når målet er klart, bliver de øvrige valg lettere. Et lead-fokuseret event har brug for en tydelig grund til at deltagerne afgiver kontaktinfo, mens et relationsevent snarere handler om tid og stemning. Skriv målet ned i én sætning, og hold det op mod hver eneste programpost. Det der ikke tjener målet, kan du skære væk.

Her er de elementer, der typisk afgør, om et firmaevent understøtter marketingmålene i stedet for bare at fylde en eftermiddag:

• Et klart budskab, som deltageren kan gengive med egne ord bagefter.
• En rød tråd, så programmet føles som ét forløb og ikke løsrevne indslag.
• En konkret handling, du beder deltageren om, mens de er til stede.
• En metode til at opsamle leads, der ikke kræver, at nogen husker at gøre det.
• En plan for opfølgning, der er aftalt før dagen, ikke efter.

Personen på scenen der holder tråden i budskabet

Selv et velplanlagt program falder let fra hinanden, når der skiftes mellem oplægsholdere, pauser og indslag. Nogen skal binde det sammen, sætte rammen for hvert punkt og minde salen om, hvorfor de er der. Uden den funktion oplever deltagerne en række adskilte indslag i stedet for én sammenhængende fortælling, og så forsvinder budskabet i overgangene.

Det er derfor mange arrangører vælger at hyre en professionel konferencier til at styre dagen, så oplægsholderne kan koncentrere sig om deres eget indhold. En erfaren vært læser stemningen i salen, justerer tempoet og fanger den røde tråd op igen, hver gang programmet skifter retning. For marketingbudskabet betyder det, at pointen bliver gentaget og forankret, i stedet for at drukne mellem to programpunkter.

Overvej også, hvilket sprog dit publikum taler. Har du internationale gæster, skal værten kunne skifte ubesværet, så ingen del af salen kobler fra. Tag fat i den konkrete arrangør eller vært i god tid og aftal, hvor meget de skal fylde, og hvor budskabet skal placeres, så rollen matcher netop dit event.

Følg op på dine leads efter sidste programpunkt

Selve eventet er kun halvdelen af arbejdet. De kontakter, du samler på dagen, mister hurtigt værdi, hvis der går uger, før nogen tager fat i dem. Aftal derfor før eventet, hvem der følger op, hvornår det sker, og hvad første besked skal indeholde, så I ikke skal opfinde en plan, mens leadsene bliver kolde.

Sorter gerne dine leads efter, hvor langt de er i beslutningen, så en nysgerrig besøgende ikke får den samme mail som en der stod klar til at handle. En kort, personlig opfølgning der henviser til noget konkret fra dagen, virker næsten altid bedre end en generisk tak for besøget. På den måde bliver eventet ikke en enkeltstående oplevelse, men det første skridt i et forløb, du kan måle på, og det er præcis der, et event begynder at ligne en marketingkanal frem for en udgift.